Prise de décision au consensus : le rôle du facilitateur

Source : Le Lot en Action n°90 (mai 2015), par Emilie Galan, mis en ligne le 26 mai 2015

Voici un terme (« facilitateur ») que l’on entend de plus en plus ; selon moi, un élément essentiel de l’émergence de l’intelligence collective. Je n’ai vu aucune méthode encore n’utilisant pas ce rôle de serviteur. Voici donc un métier nouveau dont les contours se précisent. C’est un métier riche et passionnant, mais aussi exigeant ; un savoir-faire qui s’étoffe à chaque rencontre avec un groupe. Pour cela, je remercie tous les groupes qui m’ont fait confiance. En voici une définition traduite de l’association « seeds for change » (anti-copyright)

Les réunions sont nécessaires dans le travail de groupe: elles nous donnent l’opportunité de partager des informations, de prendre des décisions et de voir les tâches achevées. Mais trop souvent, elles n’en finissent pas, les gens parlent en même temps et aucune décision n’est prise. Les réunions mal gérées vous font vous demander pourquoi vous continuez à vous présenter. Malheureusement, ceci est un schéma courant. Cependant, en utilisant quelques outils et qualités en terme de facilitation, c’est assez facile de renverser la tendance et de faire de la réunion une expérience agréable et inspirante.

Qu’est ce que la facilitation ?
La facilitation consiste en un soutien apporté au groupe pour rendre ses réunions efficaces et inclusives. Le facilitateur s’assure que tout le monde a sa place dans la discussion et dans la décision. Il lui incombe une série de rôles et de tâches; mais le groupe peut aussi décider de les répartir entre différentes personnes. Un bon facilitateur reste neutre, a la confiance de tous les membres de la réunion et traite chaque personne de façon égale. Il n’est pas question qu’il prenne une décision pour le groupe (sauf sur la partie qu’il gère) ou qu’il prenne parti dans un conflit.

Les responsabilités du facilitateur
- Il aide le groupe à planifier la réunion, l’ordre du jour et la façon de traiter les problèmes (feuille de route). Il prévoit un timing pour chaque sujet.
- Il prépare la salle de réunion afin qu’elle soit confortable et que tout le monde puisse participer. S’occupe de rassembler le matériel nécessaire (stylos, papier, etc…).
- Il introduit la réunion (à propos de quoi la réunion a lieu et sur quel mode).
- Il maintient le groupe focalisé sur la feuille de route et sur le mode de prise de décision.
- Il maintient le focus du groupe sur un sujet l’un après l’autre.
- Il aide tout le monde à participer. Il prend note de qui veut prendre la parole. Il invite à s’exprimer ceux qui parlent peu et modèrent ceux qui parlent beaucoup.
- Il gère les comportements agressifs ou discriminatoires.
- Il suggère des méthodes tels que le “remue-méninge” ou le “tour de parole” pour rendre la réunion plus efficace et participative.
- Il clarifie et résume ce qui a été dit, et s’assure que tout le monde comprend bien chaque point.
- Il vérifie l’accord de tous et aboutit à des décisions claires.
- Il s’assure que les plans d’action et les décisions sont bien prises en note.
- Il maintient la réunion dans les limites de temps établies.
- Il écoute les questions sous-jacentes, les soucis, les émotions. Il aide à les mettre en lumière afin qu’elles soient traitées.

La co-facilitation:
D’autres rôles peuvent être attribués afin d’alléger le rôle du facilitateur :
- Un “bâton de parole humain”: il prend note de ceux qui veulent parler et distribue la parole.
- Un “Observateur” ou “Gardien des Vibrations”: il se charge d’observer les membres du groupe, leurs attitudes, leurs niveaux de participations. Il prévient s’il a l’impression que quelqu’un ne va pas bien, ne se sent pas impliqué, perdu...
- Un “Gardien du Temps”: il a l’ordre du jour et la feuille de route sous les yeux et suit les horaires indiqués. Il prévient le groupe lorsqu’il lui semble qu’il est en retard ou qu’il est déjà temps de passer à l’étape suivante alors que le groupe n’a pas fini sur le point en cours. Il négocie les extensions s’il y en a besoin.
- Un “Secrétaire”: il prend note de ce qui est dit, décidé. Il écrit aussi sur d’autres supports si besoin (tableau, paperboard..). Il porte une attention particulière à ce que les décisions soient prises jusqu’au bout (qui va faire quoi, quand, avec quels moyens ?..).
- Un “gardien de la Porte”: il est chargé d’accueillir les participants et de les faire se sentir à l’aise, prêts à discuter de choses pratiques.

Les qualités et compétences du facilitateur
- Bonne capacité d’écoute : pour pouvoir repérer les soucis sous-jacents du groupe. Il doit être capable de comprendre le point de vue de chacun.
- Respect de tous les participants : il s’intéresse à tout ce que chaque individu a à offrir.
- Neutralité sur les sujets discutés : il évite de prendre parti ou de manipuler la réunion vers un résultat particulier. S’il sait qu’il aura du mal à rester impartial, il est souhaitable qu’il nomme quelqu’un d’autre pour faciliter ou qu’il le dise clairement lorsqu’il exprime sa propre opinion.
- Pensée claire et structurée : il est capable de maintenir son attention et sur le contenu et sur le processus. Comment les personnes se sentent ? Qu’est ce qui se dit ?
- Fermeté : il sait quand intervenir fermement et donner une direction à la réunion.

Faciliter le consensus
Quand on travaille en consensus, on rassemble différentes idées et on tente de trouver une proposition qui soit agréable à tous. Le consensus vise un pouvoir égal et une participation égale.
Une bonne facilitation aide le groupe à trouver un accord.
La clé pour bien faciliter consiste à faire exprimer à chaque membre du groupe ses besoins, ses opinions de façon claire, trouver le terrain d’entente et des solutions pour les points de désaccord.
L’écoute active, la capacité à résumer et synthétiser sont 3 compétences clé pour le facilitateur.

Emilie Galan, Facilitatrice et médiatrice (anime un stage de permaculture humaine du 22 au 26 mai à Pontcirq).